Entrevista a Daniela Espinheira, administradora da RoomsCo. Artigo do Jornal Sol, País Positivo.
A RoomsCo é uma plataforma de reservas de hotéis criada em 2013 por John Lambe e Daniela Espinheira, ambos com vasta experiência no setor de viagens e mercado hoteleiro. O intuito foi ajudar as empresas a poupar dinheiro, a poupar tempo e assumir o controlo na altura de marcar os hotéis.
O que é, antes de mais, a RoomsCo e como surge no mercado?
A RoomsCo é uma plataforma de reservas de hotéis online, que se estabeleceu em Portugal em 2013 para chegar ao mercado corporativo Português. A empresa foi criada por duas pessoas com vasta experiência no sector de viagens e mercado hoteleiro, John Lambe e Daniela Espinheira.
A gestão de reservas de hotéis para os seus funcionários e clientes é uma área complexa para mui- tas empresas; as empresas têm dificuldade em gerir e negociar contratos com hotéis de modo a garantir aos seus funcionários as melhores tarifas aquando da reserva. As reservas manuais e relatórios são morosos, caros e ineficientes. Os gestores financeiros nem sempre conseguem ter a visão real da relação preço/proveito, e em como conseguir o melhor preço sem comprometer a qualidade.
A RoomsCo vem ajudar as empresas a poupar dinheiro e tempo. A nossa tecnologia permite às empresas gerir de forma efetiva a negociação dos seus contratos e combinar as tarifas conseguidas com tarifas restritas em mais de 600 mil hotéis na nossa cadeia global de fornecedores. Adicionalmente, fornecemos relatórios detalhados permitindo ao gestor financeiro uma visão clara e exata dos gastos, espelhando a poupança atingida em cada marcação, em tempo real.
A RoomsCo combina a tecnologia de inovação com o acesso a tarifas especiais com descontos, ao melhor serviço ao cliente para permitir às empresas pouparem tempo e dinheiro, facilitando os processos de negociação com os hotéis.
De que forma ajuda a RoomsCo as empresas?
A RoomsCo é a solução perfeita para a sua empresa. Oferecemos-lhe uma plataforma de reservas online, onde pode gerir as suas tarifas contratadas e aceder a milhares de outras tarifas privadas assim como gerar relatórios de poupanças e gastos nas reservas de hotéis.
- É um website de Reservas – A RoomsCo oferece um website privado para as empresas com um processo simples de reserva, destacando os hotéis e localizações preferidas das empresas.
- Acesso a descontos privados – A RoomsCo está ligada a mais de 10 distribuidores de hotéis em todo o mundo com mais de 600 mil hotéis, oferecendo à empresa descontos privados que não podem ser encontrados através de websites públicos.
- Contratação de Hotéis – A RoomsCo dá a oportunidade de gerir, através da plataforma online, as tarifas contratadas pela própria empresa e respetiva atualização das mesmas.
- Relatórios Detalhados – Os relatórios detalhados da RoomsCo mostram à empresa quem é que está a reservar, onde está a reservar e a poupança que está ser obtida em cada reserva.
Quando falamos de reservas, e neste caso concreto, da área corporate, estamos a falar de algo mais complexo do que parece. A RoomsCo é a tecnologia certa para evitar os constrangimentos tantas vezes existentes nas empresas na hora de reservar viagens para os funcionários e administradores?
Nós ajudamos as empresas e os vários departamentos. Vejamos:
- Financeiro:
– Poupança significativa nos gastos da empresa na reserva de hotéis;
– Maior conformidade com as políticas de reserva da empresa;
– Relatórios detalhados dos gastos por funcionário e hotel;
– Relatórios de poupança por reserva. - Pessoa que marca as viagens:
– Pesquisa única com acesso a várias tarifas de vários fornecedores;
– Pesquisa rápida nos locais de reserva mais frequentes;
– Ausência de processos manuais;
– Criação automática de relatórios de poupança;
– 600 mil hotéis em todo o mundo às melhores tarifas. - Viajante:
– Reserva online simples em hotéis contratados;
– Segurança da reserva da tarifa negociada;
– Confirmação imediata da reserva e da cotação;
– Tarifas corporate com pequeno-almoço incluído e política de cancelamento tardio;
– Cancelamento online.
A qualidade é sempre um ponto-chave em qualquer viagem, mesmo de negócios. Também aqui a RoomsCo se distingue? A qualidade é sempre exigida aos vossos parceiros?
Na RoomsCo a qualidade é medida em termos de Customer Relationship. Basicamente, oferecemos um serviço de apoio ao cliente 24h/7 dias por semana. Para isso a relação com os nossos fornecedores é fundamental e trabalhamos com os melhores!
A RoomsCo combina a tecnologia de inovação com o acesso a tarifas especiais de descontos. Como conseguem ter os melhores parceiros do mercado?
Ao longo do tempo já trabalhamos com a maioria dos parceiros e isso possibilitou a RoomsCo escolher trabalhar com aqueles que dão respostas rápidas e satisfatórias porque, no fundo, é isso que o nosso cliente procura.
Quanto custa ser cliente RoomsCo?
Ser nosso cliente não traz qualquer custo para as empresas. Tudo é feito a custo zero.
Em termos futuros, quais os grandes projetos da RoomsCo?
A RoomsCo, pretende ser uma opção não só no mercado corporativo Português e Irlandês assim como em outros mercados: Espanhol, Latino-Americano e Africano.
Que são reservas corporativas?
Reservas corporativas são todas as reservas que se fazem numa empresa sempre que alguém precisa de viajar a trabalho. O mercado de viagens corporativas é um dos que mais cresce no mundo.
Uma parte das empresas ainda não olha para isto no sentido de otimização de custos, de maneira a melhorar a performance das empresas na gestão de viagens corporativas. Em Portugal, a nossa experiência diz-nos que a maioria das empresas marca os hotéis diretamente ou online sem comparar qualquer tipo de tarifa, não sabendo se a tarifa que está a contratar é a melhor do mercado.
Se os gastos com viagens corporativas são tão altos como parecem, uma das primeiras preocupações das empresas deveria ser como reduzir as despesas geradas com a deslocação dos profissionais. Reduzir essas despesas não pode estar relacionado com a redução de viagens porque partimos do princípio que se a pessoa vai viajar é porque precisa, de outra forma usariam o telefone, email ou Skype para tratar desses assuntos.
Sendo assim, porque não adotar um sistema de gestão de reservas corporativas que permita planear para que poupe e simplifique com tranquilidade cada viagem? Como todos sabem, agendar com antecedência pode significar uma boa redução dos custos da viagem!
Um bom sistema de gestão de reservas corporativas fornece relatórios que permitam planear melhor as viagens no futuro. Ao analisar os dados coletados, a empresa terá uma visão abrangente de como anda a performance da sua empresa no que que diz respeito ao previsto vs real. A partir desta análise, é possível verificar se as viagens realizadas estão a ajudar a empresa a atingir os seus objetivos de negócios. Por exemplo, se a empresa envia um executivo por três vezes para negociar com um potencial cliente num outro país, mas até o momento não resultou num contrato efetivo, pode ter que repensar a sua estratégia.
Da mesma forma, será possível melhorar o orçamento a partir dos dados financeiros gerados pelas viagens, como reembolsos e trocas de reservas/cancelamentos de última hora.
O uso de um sistema de gestão de reservas corporativas também ajuda na organização da rotina da empresa, ao permitir a padronização de procedimentos para as reservas de hotéis.
Com esta ferramenta é possível solicitar autorizações, obter a aprovação do gestor, realizar a procura de hotéis e confirmar as reservas de maneira ágil, sem a necessidade de tramitar papéis, emails e conversas paralelas. Se o responsável pelo processo se ausenta, qualquer pessoa com conhecimento sobre o sistema pode assumir o lugar sem complicações, deixando a empresa mais tranquila relativamente a este processo.
A padronização também auxilia na produtividade, já que facilita os fluxos e, à medida que as tarefas a serem realizadas se tornam um hábito, passam a ser feitas mais rapidamente. O controlo de viagens dispersos, feitos em folhas de Excel, podem parecer atrativos num primeiro momento, mas a abertura para falhas é enorme. Um horário mal colocado, uma informação que não é salva, um esquecimento, pode prejudicar todo o processo. Imagine marcar uma reunião com o cliente e deixá-lo à espera porque um hotel não foi reservado?
Já com todas as informações num único lugar e com o mínimo de intervenção no que diz respeito ao lançamento de dados, a segurança da informação torna-se bem maior. Por esse motivo a gestão de viagens corporativas é um tema que deveria ser tratado por toda empresa que depende de deslocações para fomentar os negócios.
A previsibilidade é a sua maior aliada no momento de gerir eficazmente as viagens da sua empresa. Quanto mais conhecimento tiver a respeito das necessidades de deslocação da sua equipa, melhor
será a sua gestão do orçamento para tal finalidade. Ter o histórico de viagens pode ajudar nisso, já que a empresa poderá analisar os gastos passados, os roteiros, os locais onde há maior procura e assim determinar orçamentos mais condizentes, rotas, limites de gastos por pessoa, utilização de pontos e programas de fidelização, mantendo a sua empresa mais competitiva com estratégias diferenciadas de gestão de viagens corporativas.
Com um sistema de gestão de reservas corporativas, a empresa pode também pode monitorizar em tempo real onde estão os seus funcionários, quais os próximos destinos, melhorando assim as oportunidades de diálogo para fomentar mais negócios. É claro que existem outras vantagens em adotar um sistema de gestão de reservas, como a redução do tempo gasto na atividade, a melhoria da produtividade da sua equipa, a mobilidade para realizar lançamentos, entre outras.
Vantagens das reservas corporativas através da RoomsCo
Com a RoomsCo, as empresas poupam dinheiro, tempo e assumem o controlo através de uma maior visibilidade de custos e poupanças. Vejamos:
- Poupar Dinheiro
Os clientes RoomsCo poupam significativamente, na contratação e procura de hotéis, através de:
– Acesso a outras tarifas disponíveis para além daquelas contratadas pela empresa;
– Maior número de reservas nos hotéis contratados;
– Maior conformidade com as políticas da empresa. - Poupar Tempo
Os clientes RoomsCo poupam tempo nas reservas e na contratação através de:
– Reserva rápida nos hotéis contratados e destinos frequentes;
– Acesso às melhores tarifas sem a consulta de múltiplos websites;
– Redução significativa de tempo na criação de relatórios de poupanças e gastos;
– Eliminação de processos manuais e chamadas telefónicas para a marcação de hotéis. - Assumir o Controlo
A RoomsCo ajuda os seus clientes a ganhar maior visibilidade nas reservas de hotel e na visualização das suas poupanças, melhorando assim:
– Contratação com os hotéis baseada no histórico das reservas;
– Identificação de novas oportunidades de poupança ou de novas contratações com hotéis;
– Identificação de inconformidades na política de reservas;
– Certificação que a tarifa contratada é a mesma paga pela empresa.
