Existem muitas formas de diminuir custos nas viagens corporativas, desde optar por soluções de alojamento alternativas a ser mais flexível com as datas de voo. No entanto, uma das principais despesas que pesa nos orçamentos de viagem das empresas são os custos que não são inicialmente contabilizados.
Seja porque os seus colaboradores efetuam reservas fora da sua política de viagens com frequência ou porque a mesma não prevê alguns custos essenciais, a verdade é que estes pequenos erros podem rapidamente transformar-se em grandes despesas para a sua empresa. Neste artigo, deixamos-lhe as nossas melhores soluções aos erros mais comuns na gestão de viagens corporate.
4 Erros comuns na gestão de viagens corporate e como resolvê-los
Não ter uma política de viagens corporate bem definida
De acordo com um estudo da Global Business Travel Association, um colaborador que marque as suas próprias viagens sem uma política empresarial em vigor causa um prejuízo de mais de €2.000 à sua empresa por ano.
Sem uma política de viagens, as empresas perdem oportunidades únicas para negociar acordos especiais com cadeias de hotéis e companhias aéreas. Além disso, uma política de viagens permite estabelecer e otimizar recursos, poupando tempo aos seus colaboradores quando chega a altura de marcar uma viagem.
Não consultar os relatórios
Muitas vezes, a produção de relatórios de gestão de viagens não é uma prioridade e, mesmo quando estes são publicados, não chegam a ser consultados para se otimizarem procedimentos e despesas nas viagens empresariais.
No entanto, a criação de simples ferramentas de monitorização de custos pode ser fundamental para controlar gastos e otimizar procedimentos nas viagens dos seus colaboradores. Com a recolha desta informação, poderá mais facilmente calcular gastos médios por tipo de viagem, identificar as viagens mais frequentes e verificar os fornecedores que mais utiliza.
Não considerar custos extra
Não é difícil estruturar um orçamento para cobrir as principais despesas das viagens. No entanto, há alguns custos que podem passar despercebidos e que rapidamente aumentam o seu orçamento tais como taxas de acesso a Wi-Fi nos aeroportos, tickets de estacionamento ou tarifas de táxi, entre outros. De igual forma, é essencial considerar os imprevistos que podem surgir em viagem, definir um “Plano B” para as ocorrências mais comuns e orçamentar um fundo extra para a sua rápida resolução.
Não contratar uma agência especializada
Para as empresas com equipas altamente móveis, os procedimentos de gestão de viagens podem tornar-se complexos e morosos. Ao contratar uma agência de viagens corporate, como a RoomsCo, poderá beneficiar de um apoio especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana desde a reserva inicial do alojamento até ao momento do check-out. Ao trabalhar connosco, retiramos o stress da gestão de viagens das suas mãos para que os seus colaboradores se possam focar exclusivamente no seu core business tornando-se assim mais produtivos.
