6 técnicas de produtividade para ser mais eficaz no trabalho.

Se gosta do tema da produtividade, tenha sempre presente que não importa o quão produtivo possa já ser. Existe sempre espaço para aprender e continuar a melhorar a sua eficácia.

Deverá conhecer e ir testando diferentes métodos e sistemas. E, claro, aproveitar os que geram resultados.

Fique então a conhecer alguns métodos de produtividade:

1. Método Kaizen

O método Kaizen é um sistema de gestão corporativo. Procura sempre maximizar a produção, melhorar o aparelho produtivo do negócio e eliminar todas as ineficiências. Tudo para conseguir aumentar a competitividade da empresa no mercado.

O método Kaizen defende que tudo o que realiza, pode ser sempre melhorado. Foi criado na década de 1950 no Japão, com vista à reconstrução do país após a Segunda Guerra Mundial. Utiliza o método Lean 5S:

eiri: classifique entre útil e inútil;
seiton: ordene o útil e decida sobre o inútil;
seiso: mantenha a ordem e a limpeza;
seiketzu: cuide da higiene, tanto do ambiente como pessoal;
sheitzuke: promova a disciplina e o autocontrolo para melhorar a produtividade;

2. Matriz de Eisenhower

O nome deste método vem do antigo presidente dos Estados Unidos da América, Dwight Eisenhower. Foca-se na priorização de tarefas segundo a sua urgência e importância. O seu autor defende que “o que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”.

Neste método, as tarefas são distribuídas em 4 quadrantes. Um de “importância” e o outro de “urgência” que vão aumentando de prioridade.

Gráfico mostrando a Matriz de Eisenhower

A matriz permite organizar as tarefas de acordo com a sua importância e urgência.

3. Técnica de Pomodoro

Trata-se de um método de gestão do tempo em “blocos pomodoro” de 25 minutos. Deverá manter o foco e a concentração total na realização de uma única tarefa durante esses 25 minutos. Depois pode descansar durante 5 minutos. E quando terminar 4 blocos pode ter uma pausa maior, entre 15 ou 30 minutos.

Isto permite que o nosso cérebro não se canse com a realização de uma única tarefa. Existem várias apps dedicadas a esta técnica que pode descarregar: Pomodoro Focus Timer, Pomodoro Timer – Foca ou o Be Focused – Focus Timer.

4. GTD (Getting Things Done)

É um dos métodos mais conhecidos. Tudo devido ao sucesso do livro “GTD – Fazer bem as coisas”, de David Allen.

O método GTD contempla principalmente 5 passos: capturar, processar, organizar, rever e fazer. Tem sempre em conta que é preciso esvaziar o cérebro, organizar as tarefas e só depois avançar com a criação. Segundo David Allen, a mente deve estar livre para conseguir criar e não preocupada em reter informações.

5. Flow Time

O Flow Time preocupa-se com a manutenção do pico máximo da produtividade. Se estiver com máxima produtividade, deve continuar a tarefa para aproveitar ao máximo a sua energia e concentração.

O Flow Time tem a duração de 10 a 90 minutos e pode ser sempre estendido. Se estiver num momento sem foco, deverá realizar uma pausa por um tempo proporcional ao período em que esteve produtivo. Tudo para poder regressar com a mesma energia.

6. Outros métodos de produtividade

Existem muitos outros métodos que poderá investigar para aprender outras técnicas.

Por exemplo, o Método Ivy Lee diz para todos os dias, à noite, apontar as 6 coisas mais importantes que precisa de realizar no dia seguinte. Se no final do dia não tiver realizado algo, passe para o dia seguinte e assim sucessivamente.

Na Técnica Jay Shirley, deve criar uma lista de tarefas com o que precisa de realizar hoje, o que é importante a longo prazo e o que pretende realizar.

Na Técnica Marc Andreessen, deve criar apenas uma lista com o que conseguiu realizar durante o dia.

Já o Método Sam Carpenter, aconselha a que descubra qual é o seu horário ideal biológico, ou seja, onde tem o seu pico de produtividade, para tirar daí o maior proveito.