Num mundo cada vez mais global e interligado, não é surpresa que as viagens de trabalho aumentaram de forma considerável nas últimas décadas. Mas ainda são muitas as empresas que pedem aos seus funcionários para marcar as suas viagens de trabalho de forma ad hoc sem ter um procedimento formalizado para este efeito.
Neste breve guia, deixamos-lhe as nossas sugestões do que fazer para criar uma política de viagens de negócios simples e eficaz para que, da próxima vez que tenha de marcar uma viagem na sua empresa, perca menos tempo e até consiga poupar algum dinheiro.
O custo de marcar viagens de negócios sem uma política em vigor
De acordo com um estudo da Global Business Travel Association, um funcionário que marque as suas próprias viagens sem uma política empresarial em vigor causa um prejuízo de mais de €2.000 à sua empresa por ano.
Sem uma política de viagens de negócios e um procedimento centralizado para estas marcações, as empresas perdem oportunidades únicas para negociar acordos especiais com cadeias de hotéis e companhias aéreas.
Além disso, uma política de viagens permite otimizar procedimentos, poupando tempo quando chega a altura de marcar uma viagem e tornando os funcionários mais produtivos.
Como criar uma política de viagens de negócios eficaz
1. Mantenha o foco nos funcionários
A configuração da sua política de viagens de negócios diz muito aos seus funcionários sobre as prioridades da sua empresa. Por isso, uma política de viagens eficaz deverá ter em conta não só as necessidades da empresa como também o impacto que esta política terá nos seus funcionários.
Uma política de viagens eficaz deverá simplificar procedimentos para todos os elementos envolvidos no agendamento de viagens de negócios, tornando mais fácil satisfazer os objetivos de negócio da empresa e manter o bem-estar dos seus funcionários.
2. Defina um protocolo claro
Um dos principais elementos que fazem as empresas perder tempo precioso é a falta de um protocolo claro para que os funcionários saibam como deverão proceder para solicitar a marcação das suas viagens de negócios.
Um bom protocolo pode ser um instrumento simples mas eficaz: terá de definir a forma como as solicitações deverão ser feitas (por email, telefone ou em pessoa), a antecedência mínima necessária para o fazer e as informações indispensáveis que os funcionários terão de prestar para a empresa poder avaliar a solicitação. Para este último ponto, tenha em conta informações como:
- Preferência de cadeias de hotéis e companhias aéreas (da empresa e individuais, se aplicável);
- Se será necessário assegurar transporte local;
- Datas da viagem e se existe alguma flexibilidade na marcação.
3. Escolha uma plataforma
Existem várias agências e serviços especializados para apoiar as empresas com a marcação das suas viagens corporate. Estes serviços não só lhe poupam tempo e dinheiro, como permitem uma melhor monitorização de marcações, despesas e reembolsos.
Deste modo, é essencial que escolha uma única plataforma que se adeque às necessidades e objetivos da sua empresa e utilize-a para tratar de todo o processo de marcação de viagens. Assim, caso seja necessário alterar as datas ou modificar a informação de alguns dos viajantes, saberá exatamente onde e como o fazer.
